Privacybeleid

Clubfloow is een online hulpmiddel waarmee sportverenigingen hun teamindelingen, spelersadministratie, planning en communicatie kunnen beheren. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken en waarom, en welke rechten je hebt. We verwerken gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De vereniging die Clubfloow gebruikt is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar leden; de naam en contactgegevens van jouw vereniging vind je in de communicatie of het eigen privacystatement van die vereniging. Clubfloow verwerkt die ledengegevens als verwerker, uitsluitend in opdracht van de vereniging. Voor een beperkt aantal eigen gegevens — zoals de accounts en inloggegevens van beheerders en de afhandeling van vragen — is Clubfloow zelf verwerkingsverantwoordelijke. Vragen kun je stellen via info@clubfloow.nl.

• Leden (vaak minderjarig): naam, geboortejaar, geslacht, team- en categorie-indeling, contactgegevens van een ouder/verzorger (naam, e-mail, telefoon), en verder de voorkeurspositie, het team van vorig seizoen, een eventueel KNVB-relatienummer en een vrij opmerkingenveld dat de vereniging zelf invult.
• Vrijwilligers en beheerders: naam, e-mailadres, rol binnen de vereniging en inloggegevens.
• Gebruiksgegevens: technische gegevens die nodig zijn om in te loggen en de dienst veilig te laten werken.

We vragen bewust niet meer gegevens dan nodig (dataminimalisatie). De applicatie vraagt nergens om medische of andere bijzondere persoonsgegevens, en er is geen veld voor bedoeld. De opmerkingenvelden bij een speler en bij een team zijn vrije tekst: daar staat bij dat er geen medische of gevoelige informatie in hoort. Wat een vereniging daar zelf invult, bepaalt zij als verwerkingsverantwoordelijke.

We gebruiken de gegevens om teamindelingen te maken, trainingen en wedstrijden te plannen, de clubadministratie te voeren en met leden en ouders te communiceren. Deze kernverwerkingen zijn nodig om het lidmaatschap uit te voeren; de rechtsgrond is daarom de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst tussen het lid (of diens ouder/verzorger) en de vereniging (art. 6 lid 1 sub b AVG). Voor minderjarige leden wordt die overeenkomst aangegaan door een ouder of verzorger als wettelijk vertegenwoordiger.

Voor specifieke, optionele verwerkingen die niet nodig zijn voor het lidmaatschap — zoals bepaalde communicatie — vraagt de vereniging afzonderlijk toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG); die toestemming kun je op elk moment intrekken. Beroept de vereniging zich op een gerechtvaardigd belang, dan weegt zij dat belang af tegen de belangen van het (minderjarige) lid. We gebruiken de gegevens niet voor nieuwe doelen die hiermee onverenigbaar zijn.

Teamindelingen worden door mensen binnen de vereniging vastgesteld; er is geen sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Gegevens van actieve leden bewaren we zolang het lidmaatschap loopt.

Stopt een lid, dan blijft het dossier zichtbaar voor de ledenadministratie van de vereniging, met de status “gestopt”. Dat is een bewuste keuze: in de jeugd komt een speler vaak een seizoen later terug, en de vereniging moet kunnen zien in welk team iemand eerder speelde. De vereniging bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke wanneer zo'n dossier wordt verwijderd, en kan dat op elk moment doen. Beëindigt de vereniging het gebruik van Clubfloow, dan verwijderen wij haar gegevens binnen zes maanden na afloop.

Inlog- en accountgegevens van beheerders/vrijwilligers bewaren we tot uiterlijk zes maanden nadat de rol is beëindigd. Een en ander behoudens wettelijke bewaarplichten — voor administratie met een fiscaal belang geldt bijvoorbeeld de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.

Het verwijderen gebeurt niet automatisch: er is geen termijn na afloop waarvan de applicatie zelf gegevens wist. De vereniging verwijdert een dossier via de applicatie, of wij doen het op haar verzoek. Wil je weten welke gegevens er van jou of je kind zijn vastgelegd, of wil je ze laten verwijderen, neem dan contact op met de vereniging — of met ons via info@clubfloow.nl.

We verkopen gegevens nooit. We schakelen een beperkt aantal verwerkers in die nodig zijn om de dienst te leveren, met wie telkens een verwerkersovereenkomst is gesloten. Welke verwerkers gegevens ontvangen, hangt af van de functies die voor jouw vereniging zijn ingeschakeld. Het gaat om diensten voor:

• Database en authenticatie — hierin staan de ledengegevens; deze worden primair binnen de Europese Unie verwerkt.
• Hosting van de applicatie.
• Verzending van e-mails (uitnodigingen en meldingen); hierbij worden het e-mailadres en de naam van de ontvanger verwerkt.
• Opslag van de dagelijkse back-up — we bewaren een kopie van de gegevens bij een cloudopslagdienst, zodat we na een storing kunnen herstellen.

Een deel van deze verwerkers is buiten de Europese Unie (in de Verenigde Staten) gevestigd. Die doorgifte is gedekt door passende waarborgen, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. De actuele lijst met verwerkers en een kopie van die waarborgen kun je opvragen via info@clubfloow.nl.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen én versleuteling van opgeslagen gegevens, dagelijkse back-ups zodat gegevens na een storing hersteld kunnen worden, toegang op basis van rollen (row-level security), en verplichte tweefactor-authenticatie voor iedereen die verder kan kijken dan één team: beheerders, coördinatoren en waarnemers. Ook de back-upbestanden zelf zijn versleuteld.

Binnen de vereniging krijgt niemand meer te zien dan bij zijn rol hoort. Een trainer ziet alleen zijn eigen team, een coördinator alleen zijn leeftijdscategorieën, en wie de accommodatie plant komt niet bij spelersgegevens.

Eén uitzondering die we niet willen verzwijgen: onze beheerder kan zich voor ondersteuning tijdelijk toegang geven tot een vereniging, bijvoorbeeld om een storing te onderzoeken. Dat wordt vastgelegd met tijdstip en vereniging. Wil je weten of dat bij jouw vereniging is gebeurd, vraag het dan op via info@clubfloow.nl.

We gebruiken alleen functionele, noodzakelijke cookies om je ingelogd te houden en de dienst veilig te laten werken. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.

Je hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen of de verwerking te beperken. Voor gegevens die je zelf hebt aangeleverd en die wij op basis van toestemming of een overeenkomst geautomatiseerd verwerken, heb je daarnaast recht op overdraagbaarheid: je kunt die in een gangbaar, machineleesbaar formaat ontvangen of laten overdragen. Voor zover een verwerking op toestemming berust, mag je die toestemming op elk moment intrekken; dat is even eenvoudig als het geven ervan en heeft geen terugwerkende kracht. Voor minderjarige leden kan een ouder of verzorger deze rechten namens het kind uitoefenen. Neem hiervoor contact op met je vereniging of via info@clubfloow.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.