Verwerkersovereenkomst

De begrippen "persoonsgegevens", "verwerking", "betrokkene", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker" en "subverwerker" hebben de betekenis die de AVG eraan geeft. Met "vereniging" bedoelen we de sportvereniging die Clubfloow gebruikt en die verwerkingsverantwoordelijke is; met Clubfloow bedoelen we de dienst die als verwerker optreedt.

Clubfloow verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de in de gebruiksvoorwaarden beschreven dienst te leveren: het beheren van teamindelingen, spelers- en clubadministratie, het plannen van trainingen en wedstrijden, en communicatie binnen de vereniging. De verwerking duurt zolang de vereniging Clubfloow gebruikt.

Het gaat om de volgende gegevens en betrokkenen:

• Leden (vaak minderjarig): naam, geboortejaar, geslacht, team- en categorie-indeling, en contactgegevens van een ouder/verzorger (naam, e-mail, telefoon).
• Vrijwilligers en beheerders: naam, e-mailadres, rol binnen de vereniging en inloggegevens.

Betrokkenen zijn de leden en hun ouders/verzorgers en de vrijwilligers en beheerders van de vereniging. Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerkt.

Clubfloow verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van de gedocumenteerde instructies van de vereniging — waaronder deze overeenkomst en het normale gebruik van de dienst — en niet voor eigen doeleinden. Verplicht een wet Clubfloow tot een andere verwerking, dan meldt Clubfloow dat vooraf aan de vereniging, tenzij die wet dit verbiedt.

Clubfloow zorgt dat de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding zijn verplicht.

Clubfloow treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen én versleuteling van opgeslagen gegevens, toegang op basis van rollen, verplichte tweefactor-authenticatie voor beheerders, en regelmatige back-ups zodat gegevens na een storing hersteld kunnen worden.

De vereniging geeft Clubfloow algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor onderdelen als database, hosting, e-mail en de opslag van de dagelijkse back-up. Clubfloow legt aan elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. Bij een voorgenomen wijziging of toevoeging informeert Clubfloow de vereniging vooraf, zodat zij binnen een redelijke termijn bezwaar kan maken.

Een deel van de subverwerkers is buiten de Europese Unie (in de Verenigde Staten) gevestigd; die doorgifte is gedekt door passende waarborgen, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. De actuele lijst met subverwerkers is op aanvraag beschikbaar via info@clubfloow.nl.

Clubfloow helpt de vereniging, voor zover mogelijk, om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen — zoals inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar.

Clubfloow stelt de vereniging zonder onredelijke vertraging op de hoogte van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (een datalek) en helpt de vereniging bij haar verplichtingen rond beveiliging, het melden van datalekken en eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.

Na beëindiging van het gebruik verwijdert of retourneert Clubfloow, naar keuze van de vereniging, de persoonsgegevens binnen een redelijke termijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders bepaalt.

Clubfloow stelt de vereniging op verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat aan artikel 28 AVG wordt voldaan, en werkt mee aan redelijke controles.

Op de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst zijn de bepalingen uit de gebruiksvoorwaarden van toepassing. De wettelijke aanspraken van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG blijven onverlet.

Deze overeenkomst geldt zolang Clubfloow persoonsgegevens namens de vereniging verwerkt en eindigt zodra die verwerking is beëindigd en de gegevens conform artikel 10 zijn verwijderd of geretourneerd.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.